De integriteit van handelen en het zijn van een integere organisatie staan maatschappelijk steeds meer in de belangstelling. Met name door het bekend worden van een toenemend aantal situaties waarin het behoorlijk mis ging. Bijvoorbeeld gevallen van seksueel misbruik, in de kerk en daarbuiten, en gevallen van machtsmisbruik in besturen, directies en organisaties. Alom klinkt de roep om maatregelen en de vraag is hoe men in organisaties misbruik in allerlei vormen kan voorkomen. Ook in kerkelijke organisaties is sprake van mensenwerk en deze mensen moeten zo georganiseerd worden dat zij zich goed gedragen.  Het is belangrijk om betrouwbare mensen in te zetten en regels te hanteren die bevorderen dat zij integer handelen. De maatregelen die men in dit kader neemt moeten proportioneel zijn, dat wil zeggen dat goed bekeken wordt welke maatregelen men neemt en voor welke functies. In sommige functies zijn zwaardere eisen ten aanzien van het voorkomen van misbruik te rechtvaardigen dan in andere. Hoe men dit allemaal kan organiseren, daarover gaat dit artikel. 

Cultuur

Gevallen van misbruik komen niet zomaar uit de lucht vallen. Integriteit – of de afwezigheid daarvan - is een onderdeel van de cultuur van een organisatie. In een gesloten sfeer waar mensen solitair kunnen werken en handelen, komt misbruik gemakkelijker voor dan in een organisatie die open is en een goed systeem van checks and balances kent en hanteert. Het gaat er dus niet zozeer om dat men een papieren werkelijkheid schept die voldoet aan allerlei wettelijke regelingen, zoals bijvoorbeeld op het gebied van automatisering en financiën. Het gaat er vooral om dat men de diverse regelingen in onderlinge samenhang ziet en in relatie tot het belang van zorgvuldig handelen. Het is daarom zaak om een organisatie te scheppen met een cultuur die veilig is voor iedereen die zich daarin bevindt. Dit is een organisatie waarin individuele personen niet ongestoord hun eigen gang kunnen gaan.

Wat de organisatie zelf kan doen

• Bewustwording
  Begin met het inschatten van de risico’s die zich in de organisatie voor kunnen doen. Organisaties waar veel bevoegdheden bij individuele personen worden gelegd, zijn kwetsbaar.  Waar mensen met kwetsbare groepen werken moeten de veiligheid, gezondheid en het welzijn van betrokkenen gewaarborgd worden. Het omgaan met gevoelige informatie vergt goede procedures en vertrouwenwekkend handelen. Het regelmatig omgaan met liquide middelen is gebaat bij specifieke afspraken en regelingen die misbruik tegengaan. Deze dingen moet men zich als bestuurder bewust zijn, of worden.  
• Procedurele hulpmiddelen
  Allerlei regelingen in het civiele en in het kerkelijk recht zijn bedoeld om organisaties zo goed en zorgvuldig mogelijk te laten verlopen. Het voorkomen van misbruik is daarbij een belangrijk element. Zo leggen mensen voorafgaand aan een benoeming bijvoorbeeld een eed of verklaring af, kennen we het ‘vier-ogen-principe’ en worden benoemingstermijnen gehanteerd om de roulatie van personen te bevorderen. Het is van belang dat bestuurders zich bewust zijn van deze regels en dat zij ze toe kunnen passen.
• Openheid
  Niet integer handelen doet zich bij voorkeur voor in gesloten gemeenschappen en organisaties, dat wil zeggen op plaatsen waar mensen zich ongestoord wanen. Openheid is dus een belangrijke remedie: bevorder transparant handelen. Niet bij wijze van uitzondering, maar als regel. Dit kan soms door heel simpele maatregelen zoals het letterlijk ‘doorzichtig’ maken van werk- en spreekkamers door het plaatsen van glas in deuren. De privacy van mensen is gewaarborgd, terwijl ook aan de behoefte van transparantie wordt voldaan. Ook op bestuurlijk en uitvoerend niveau is het van belang om voldoende openheid in acht te nemen, zodat er altijd mensen zijn die op een gepaste manier meekijken.
• Bespreken
  Aspecten van integriteit, veiligheid, gezondheid en welzijn, dienen bespreekbaar te zijn in de organisatie. Er kan specifiek naar gevraagd worden, bijvoorbeeld bij een evaluatie- of functioneringsgesprek, er kan ook in algemene zin aan gewerkt worden. Door er op gezette tijden bewust aandacht aan te besteden, laat een organisatie merken deze zaken belangrijk te vinden. Dat schept een sfeer van vertrouwen, waardoor mensen ook gemakkelijker vragen stellen of misstanden signaleren.
• Screening
  Alvorens mensen aan het werk te zetten kan hun achtergrond en ervaring worden bekeken. Dit kan een organisatie eenvoudig zelf ter hand nemen, bijvoorbeeld door om een CV te vragen. Uit een CV kan blijken dat er sprake is van belangenverstrengeling, bijvoorbeeld bij de benoeming in een bestuur, omdat betrokkene diensten verricht voor de kerkelijke organisatie of goederen daaraan levert. Denk met name aan aannemers, maar ook aan dienstverleners. Er kan sprake zijn van privé activiteiten die zich niet goed laten rijmen met een kerkelijke functie. Behalve een CV kan men ook referenties opvragen over personen. Dit doet men te allen tijde in afstemming met betrokkene, zoals ook de resultaten worden teruggekoppeld. In de praktijk blijkt dat de aankondiging dat de organisatie van het middel van screening gebruik maakt, ook helpt, evenals het laten invullen van een vragenformulier door kandidaten. Mensen die ervaren dat de organisatie serieus omgaat met integriteit, houden daar zelf ook rekening mee.

VOG

Een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) is een verklaring waaruit blijkt dat iemands gedrag in het verleden geen bezwaar vormt voor het vervullen van een specifieke taak of functie in de samenleving. Een VOG wordt afgegeven aan natuurlijke personen (mensen) en aan rechtspersonen (bedrijven/organisaties). Steeds meer organisaties vragen om een VOG, in een aantal gevallen is deze wettelijk verplicht (bijvoorbeeld in geval van leraren, gastouders, taxichauffeurs). Organisaties kunnen ook zelf bepalen dat voor bepaalde functies een VOG verplicht is. De RK Kerk heeft dit gedaan. Met ingang van 1 januari 2014 dient voor bepaalde omschreven functies in de RK Kerk een VOG aangevraagd te worden, alvorens iemand benoemd of aangesteld wordt. Het gaat dan om:

• pastorale beroepskrachten
• mensen die met minderjarigen werken
• mensen die op huis- en ziekenbezoek gaan
• kosters
• beheerders van persoonsgegevens
• tekenbevoegde bestuurders van kerkelijke instellingen. 

Justis

De dienst Justis, onderdeel van het Ministerie van Veiligheid en Justitie, is belast met het verstrekken van de VOG. Informatie over personen wordt gehaald uit het Justitieel Documentatiesysteem, in populaire termen: het strafblad. In dit systeem staan gegevens over de afwikkeling van strafbare feiten, van veroordelingen tot niet vervolgde zaken en transacties. Daarnaast kan Justis politieregistergegevens bij het onderzoek betrekken en inlichtingen inwinnen bij het Openbaar Ministerie en de reclassering. Elke burger heeft overigens het recht om zijn of haar eigen gegevens in registratiesystemen in te zien. Men mag de gegevens niet kopiëren. Bij de beoordeling in verband met de VOG kijkt Justis in principe naar de gegevens over de afgelopen vier jaar. Als zich in die periode relevante zaken hebben voorgedaan, kijkt men ook langer terug.

Aanvragen VOG

Het aanvragen van een VOG gebeurt door de organisatie en de aanvrager samen. Ieder dient een deel van het aanvraagformulier in te vullen. De organisatie vult in op welke risico’s men iemand wil beoordelen, de aanvrager vult persoonlijke gegevens in en stuurt het aanvraagformulier op. Daarmee geeft hij of zij expliciet toestemming om uit de registraties van de overheid gegevens aan derden te verstrekken.

Kosten

Het aanvragen van een VOG kost geld. Men betaalt niet voor de VOG maar voor het behandelen van de aanvraag, dat wil zeggen voor de werkzaamheden die Justis moet verrichten om deze al dan niet af te geven. Het kan dus zijn dat men betaalt en geen VOG ontvangt. Aanvragen via de digitale weg is goedkoper dan via de gemeente. De kosten dienen te worden betaald door de aanvrager en worden na afloop vaak vergoed door de organisatie. Ook in de RK Kerk is erin voorzien dat de kosten van de VOG worden vergoed, echter alleen als deze daadwerkelijk is verstrekt.

Gratis VOG voor vrijwilligers?

Vrijwilligers die met kinderen werken, krijgen gratis een VOG als hun organisatie onder NOC/NSF, Scouting Nederland of Steunpunt Kindervakanties valt. In 2012 is het ministerie van Veiligheid en Justitie een pilot gestart om de VOG-aanvraag voor deze groep vrijwilligers te vergoeden. In een brief van 12 juli 2013 kondigt de Minister aan dat de pilot positief is verlopen en dat deze wordt uitgebreid naar het werken met mensen met een verstandelijke beperking. Verder is de Minister voornemens om de pilot uit te bouwen naar een structurele regeling voor mensen die met kinderen werken of met mensen met een verstandelijke beperking. Aan de regeling van het verstrekken van een gratis VOG zouden volgens de Minister alleen organisaties  moeten kunnen deelnemen die de intentieverklaring ‘preventie seksueel misbruik’ op lokaal niveau willen ondertekenen en die aangesloten zijn bij de Stichting Tuchtrecht Vrijwilligerswerk.

Belangenafweging

Bij een blanco strafblad wordt de VOG zonder mee afgegeven. Ook als er wel zaken op het strafblad staan, kan er toch een VOG worden afgegeven, namelijk als dit geen zaken zijn die relevant zijn voor het uitoefenen van de functie waarvoor de VOG wordt aangevraagd. Justis doet de belangenafweging, aan de hand van de aanvraag zoals die is ingediend. Het is dus zaak om een adequate aanvraag in te dienen.
Als men geen VOG krijgt, kan men bezwaar maken volgens de Algemene wet bestuursrecht (Awb). Voordat een VOG definitief wordt geweigerd, ontvangt de betrokkene altijd eerst een voornemen tot afwijzen. Daarin staan de redenen van de voorgenomen weigering van een VOG. Men kan schriftelijk aangeven waarom men vindt dat men de verklaring wel moet krijgen.

Regeling RK Kerk

In 2013 hebben bisschoppen besloten dat met ingang van 1 januari 2014 de VOG voor een aantal functies verplicht wordt gesteld. Het betreft pastorale beroepskrachten, mensen die met minderjarigen werken, mensen die op huis- en ziekenbezoek gaan, kosters, beheerders van persoonsgegevens en tekenbevoegde bestuurders van kerkelijke instellingen. Deze regeling geldt voor alle nieuwe benoemingen en herbenoemingen ná 1 januari 2014. De VOG is geldig gedurende de benoemingsperiode. De bisschoppen dringen aan op een schriftelijke vastlegging van benoemingen, ook waar dit tot nu niet gebruikelijk was. Het zogenaamde kerkelijke antecedentenonderzoek blijft voor de bisschoppen een middel om de geschiktheid van kandidaten te beoordelen. Dit onderzoek is per bisdom verschillend, verloopt in principe via de pastoor en ziet op aspecten van katholiciteit en de levensstaat. Omdat de VOG voor pastorale beroepskrachten op diocesaan niveau wordt geregeld, zijn voor bestuurders van kerkelijke instellingen alleen de laatste vijf hiervoor genoemde categorieën van belang.

Bisschoppelijke regeling

De regeling zoals de bisschoppen die hebben getroffen kent een aantal stappen die de betrokkene en de kerkelijke instelling samen doorlopen om een VOG te krijgen.

1. Bekijk of er een VOG aangevraagd dient te worden voor de persoon in kwestie. Dit is alleen het geval als betrokkene in een van de vijf hiervoor genoemde categorieën valt.
2. Vul als organisatie het aanvraagformulier in. Er is geen specifiek screeningsprofiel van toepassing, dus wordt het ‘algemeen screeningsprofiel’ aangevinkt. Men kan vervolgens in het formulier aangeven op welke aspecten men de kandidaat wil laten screenen.
3. Geef het aanvraagformulier aan de kandidaat.
4. De kandidaat stuurt het door hem/haar verder ingevulde formulier naar de gemeente en betaalt de kosten.
5. De kandidaat geeft een kopie van de bevestiging dat het verzoek is gedaan aan de kerkelijke instelling.
6. Na ontvangst van de originele VOG kan de benoemingsprocedure worden vervolgd en worden de kosten aan de kandidaat vergoed.