Een registratie is een bestand met namen, adressen en eventueel andere gegevens die op een systematische en toegankelijke manier bijeen zijn gebracht. Dit kan zijn in de vorm van een kaartenbak, of in de vorm van een digitaal of geautomatiseerd systeem. Elke parochie en soms ook caritasinstelling heeft tegenwoordig wel een of meer registraties. Men kan niet zomaar registraties opzetten, er gelden regels, naar kerkelijk en/of naar Nederlands recht, zoals de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP). Voor deze regelgeving maakt het niet uit of sprake is van een kaartenbak of van een geautomatiseerd bestand. 

 

 

 

De Wet Bescherming Persoonsgegevens regelt niet alleen de bescherming van gegevens die betrekking hebben op personen, die in een gegevensbestand zijn vastgelegd, maar ook de gegevensverwerking, dat wil zeggen het verzamelen, vastleggen en doorgeven van gegevens. De RK Kerk heeft in dit verband voor parochies het Reglement Bescherming Persoonsgegevens Parochies (2006) vastgesteld. Het reglement bepaalt dat de (leden)administratie van een parochie alleen voor de eigen organisatie en haar doeleinden gebruikt mag worden. De parochie draagt zorg voor een juiste, volledige en goed beveiligde administratie en dient in een aantal gevallen de ingeschreven parochianen daarover te informeren. Parochianen hebben er recht op te weten dat zij staan ingeschreven, zij hebben ook recht op inzage in hun eigen gegevens en mogen deze (laten) verbeteren voor zover ze onjuist zijn. Parochianen hebben het recht zich uit te laten schrijven. Als gegevens worden verstrekt aan derden, moet de parochie dat tevoren aan parochianen meedelen.
 
Parochieboeken

Het kerkelijk recht verplicht de parochie tot het bijhouden van diverse boeken. Elke parochie heeft een doopregister. Vormsels en huwelijken worden in dit register bijgeschreven. De parochie waar het vormsel of het huwelijk is toegediend informeert de doopparochie hierover, zodat aantekening plaats kan vinden. Parochieboeken zijn geen openbare registers. Alleen degene die geregistreerd is mag zijn eigen registratie controleren. Informatie mag niet aan derden worden gegeven. Ook aan Rooms Katholieke instellingen buiten de parochie mag geen informatie gegeven worden over geregistreerde parochianen.
 
SILA

 

In de Stichting Interkerkelijke Ledenadministratie (SILA) werken zeven kerkgenootschappen samen ter ondersteuning van hun eigen ledenadministraties, zie  De SILA is de landelijke schakel tussen de gemeentelijke (burgerlijke) administratie en de kerken. Gemeenten houden niet bij tot welke kerk iemand behoort. Wel staat er bij iemands naam in de burgerlijke registratie een zogenaamde stip, die betekent dat veranderingen in dit geval ook aan de SILA moeten worden doorgegeven. De SILA weet vervolgens bij welke kerk iemand hoort en geeft veranderingen aan deze door. Voor de RK Kerk betekent dit dat het landelijke bureau ledenadministratie de wijzigingen van SILA krijgt en vervolgens weer doorgeeft aan de parochie waar de betreffende persoon staat ingeschreven. Dit gaat allemaal automatisch. De parochie kan wel zien welke mutaties plaatsvinden en kan daar – indien nodig - op ingrijpen.
 
Nabestaanden en overledenen

 

De Wet op de Lijkbezorging bepaalt sinds 1991 dat grafrechten schriftelijk worden aangegaan en dat de houder van de begraafplaats een registratie bijhoudt van overledenen, inclusief het registratienummer en de aanduiding van de plaats waar betrokkene begraven is. Ditzelfde geldt voor asbussen. Deze gegevens zijn openbaar. Het nabestaandenbestand, waarin de namen van rechthebbenden en gebruikers zijn opgenomen, is niet openbaar. Elke begraafplaats dient een juiste registratie en administratie te hebben. Hiervoor bestaan geautomatiseerde systemen, die – eenmaal goed ingericht - een enorme winst betekenen in termen van effectiviteit en efficiency. In de computerprogramma's die in de meeste bisdommen inmiddels operationeel zijn, is een begraafplaatsmodule beschikbaar. Deze is gekoppeld aan de ledenregistratie van de parochie en specifiek gemaakt voor het beheer van een RK begraafplaats. Door de koppeling worden adreswijzigingen van rechthebbenden in het algemeen automatisch doorgevoerd, tenzij de rechthebbende geen geregistreerde katholiek is. Het beheren, vullen en bijhouden van een geautomatiseerde registratie, het voeren van een administratie en de uitgifte van grafakten dient op een centraal punt in de parochie te worden gedaan. Daardoor ontstaat ervaring met de verschillende regels die gelden en worden fouten voorkomen.